Un état de document est une propriété commune à tous les documents, qui décrit l’étape où se trouve le document dans le processus. Les états de document sont très importants dans Tradeshift, car ils permettent aux deux parties de maintenir une vue générale claire de toutes leurs transactions et d’accélérer les processus. Les états de document sont utilisés pour les factures envoyées aux utilisateurs Tradeshift et les factures envoyées aux contacts par e-mail. Il existe huit états de document. Ils sont répartis dans deux groupes :

États de base : il s’agit des états les plus courants sur Tradeshift et que vous aurez le plus souvent à traiter :

• Envoyé apparaît uniquement pour l’expéditeur d’un document. Cet état indique que le document a été envoyé au destinataire et qu’il est en attente d'une réaction. À ce stade, c’est au destinataire d’agir. Lorsqu’il exécute une action sur le document, vous recevez une notification.
• Reçu apparaît uniquement pour le destinataire d'un document. Cet état indique que vous devez exécuter une action pour que le processus se poursuive. Lorsque vous exécutez une action sur le document, l’expéditeur du document en est averti.
• Accepté indique que le destinataire a lu le document et l’a accepté. Notez que cet état est différent de l’état Payé. Accepté indique simplement que le destinataire accepte le contenu d'un document.
• Rejeté indique que le destinataire n’accepte pas le document. Dans le cas d'une facture, cela peut s’expliquer par l’existence d’une erreur ou d’une incompréhension. Pour ce qui concerne les devis ou les bons de commande, cela peut indiquer que le destinataire ne souhaite pas faire appel aux services de l’expéditeur ou qu’il ne peut pas fournir les services demandés par un expéditeur.
• Payé indique que le document a été payé. Notez qu'il vous incombe de confirmer l’exécution du paiement une fois que le document que vous avez envoyé est marqué comme ayant été payé. Nous n’avons aucun moyen de vérifier que c’est vrai ou faux parce que les paiement sont effectués en dehors de notre réseau.

États spéciaux : ces états ne sont pas aussi fréquents que les cinq états de base, mais il est important de les connaître :

• En cours d’envoi indique que le document est en cours d’envoi. Dans la plupart des cas, vous ne voyez cet état que pendant quelques secondes, lorsque le document est en cours d’envoi. Cette opération peut durer plus longtemps si votre connexion Internet est lente ou qu’un incident imprévu s’est produit. En outre, cet état peut persister si le document doit être distribué vers un réseau tiers ou à une entreprise cliente qui applique des processus internes plus complexes.
• Contesté indique que le document comporte une erreur qui n’impose pas de le rejeter immédiatement. Cet état permet à l’expéditeur et au destinataire d’indiquer qu’un élément doit être changé. L’état peut être supprimé en résolvant le problème.
• Échu indique qu’un document n’a pas été payé à la date d’échéance. Cet état est appliqué automatiquement au document si ce dernier contient une date d’échéance de paiement et que l’expéditeur ne le remplace pas à cette date par Payé. En outre, l’expéditeur peut marquer un document comme étant échu, même s’il n’existe pas de date d’échéance de paiement .sur le document.

Vous pouvez changer l’état d'un document de trois manières :

1) Lorsque vous ouvrez le document, des boutons d’action apparaissent dans le haut de la page pour accélérer le processus. Ces boutons changent en fonction de l’état actuel du document. Si un document a été déclaré Payé par le destinataire, un bouton permettant de confirmer le paiement est affiché. Par contre, si le document est contesté, vous avez la possibilité de résoudre le problème.

2) Vous n’êtes pas limité dans l’utilisation de ces boutons ; ils correspondent à la situation qui existe. Si vous devez remplacer l’état d'un document par un état pour lequel il n’existe pas de bouton, cliquez sur « Autres actions » à gauche des boutons principaux. Un menu déroulant s’affiche dans lequel vous pouvez sélectionner un grand nombre d’actions :

3) Vous pouvez changer l’état d’un document depuis la page « Documents ». Cliquez sur l’état du document pour afficher un menu déroulant contenant les actions que vous pouvez exécuter dessus :

Lorsque le destinataire change l’état de son côté, vous voyez le changement également afin d’assurer la visibilité et une communication instantanée sur la facture elle-même.