Après avoir envoyé un document, il reçoit un état. L’état d'un document est une propriété propre à tous les documents, qui décrit l’avancement du traitement document. Si l’état d'un document est "Envoyé", vous êtes certain que le destinataire l’a reçu. Les états de document permettent aux deux parties de disposer d’une vue claire de leurs transactions. Un échange de document standard sur Tradeshift se produit comme suit.

Lorsque vous envoyez un document, tel qu’une facture, il apparaît dans votre liste de documents. Quelques secondes après avoir cliqué sur ‘Envoyer’, l’état de la facture indique Envoyé :

A ce stade, le destinataire est informé qu’il a reçu une nouvelle facture ayant l’état Reçu. Si la facture est correcte, le destinataire peut vous le faire savoir. Cependant, il décide qu’il vous paiera dans quelquels jours. Il affecte alors l’état Accepté au document. Si le destinataire du document est enregistré dans Tradeshift, les opérations peuvent être effectuées depuis la notification sur la page d’accueil, dans la liste des documents dans la page Documents ou sur la facture elle-même. Si le destinataire n’est pas enregistré dans Tradeshift, il reçoit un e-mail lui permettant d’accéder au document et d’exécuter ces actions.

Vous êtes informé lorsque le destinataire accepte la facture. En outre, vous pouvez afficher tout l’historique du document, notamment tous les changements d’états en gris et les commentaires en blancs, en ouvrant le document depuis votre liste de documents. A ce stade, l’historique de votre document se présente comme suit :

Quelques jours plus tard, le destinataire règle la facture par virement bancaire. Ensuite, il accède au document et lui affecte l’état Payé

Vous recevez une autre notification indiquant que le destinataire a déclaré avoir payé la facture. Dans ce cas, vous pouvez confirmer le paiement après avoir vérifié que votre compte a été crédité.

C’est tout ! Naturellement, il ne s’agit que de l’une des manières d’exécuter ce processus. Les états et l’historique des document sont des outils qui vous indiquent clairement le traitement d'un document. Un élément constant dans ce processus : chaque fois que l’autre partie change l’état d'un document, vous recevez une notification pour vous en informer, si cette option est activée (elle l’est par défaut).

Notez qu’en mettant à jour les états des documents dès que possible, vous accélérez le processus et permettez à votre entreprise et à vos contacts professionnels d’être payés plus rapidement, en passant moins de temps sur la facturation, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité !